10 návykov, ktoré by sme mali okamžite opustiť – 1. časť

Na úvod musím povedať, že prvých deväť návykov pochádza z pera Tima Ferrissa, z jeho knihy Štvorhodinový pracovný týždeň. Keď som si ju teraz nedávno opäť čítal, tak som si pri tejto pasáži uvedomil, že sa s jeho odporúčaniami úplne stotožňujem. A preto chcem v tomto článku napísať o nich podrobnejšie. A tiež aj o tom, ako sa mne samému darí tieto návyky opúšťať.

Počas písania ma napadol ešte ďalší, desiaty návyk (alebo zlozvyk), ktorý som doplnil na koniec.

Priznám sa, že pokiaľ som bol zamestnaný a pracoval som pre niekoho iného, tak si nepamätám, že by som sa niekedy pristihol pri intenzívnom riešení témy – čo všetko by som mal robiť inak, aby som v danom čase toho stihol urobiť viac. K takýmto úvahám ma prirodzene priviedol až život podnikateľa. Odkedy som sa rozhodol vydať na samostatnú plavbu v pracovnej oblasti, tak som bol zrazu nútený sa zamýšľať nad tým, ako stihnúť urobiť čo najviac za pracovný čas, ktorý mám v dispozícii.

Takže téma efektivity alebo produktivity v práci ma v posledných rokoch zaujíma viac, než kedykoľvek pred tým. Ak by som si naďalej „šliapal“ v režime napr. dlhých obedňajších prestávok, nespočetných diskusií s kolegami v kuchynke alebo niekoľkých cigaretkových prestávok cez deň (poznám zamestnancov, ktorý taký režim majú), tak by som na to asi veľmi rýchlo doplatil. Čas, ktorý by mi zostal na prácu by bol o niekoľko hodín kratší, takže by som menej toho vytvoril a tým pádom domov priniesol aj menej dukátov.

Preto úplne rozumiem tomu, čo odporúča Tim. Poďme sa teraz bližšie pozrieť na jednotlivé body:

1. Neprijímajte volania z neznámych čísel.

V poslednej dobe žiaľ takýchto prekvapení pribúda. Zvoní mobil, pozriem na display a vidím neznáme číslo. Tento fakt spôsobuje to, že častokrát sa už preventívne počas zvonenia nastavím negatívne, pretože očakávam, čo mi bude zasa chcieť kto ponúkať. Svoj mobil stále vnímam tak nejako intímnejšie ako napr. e-mail alebo web. Keďže svoje telefónne číslo nevystavujem hocikde, tak sa podvedome cítim „atakovaný“, keď mi zrazu zavolá nejaký zblúdilý predajca alebo anketár.

Častokrát potom reagujem podráždene, pretože to vnímam ako narušenie môjho súkromia a rušenie pri práci. Naozaj sa snažím rešpektovať snáď všetky povolania, ale vadí mi, keď niektoré sa snažia zasahovať do súkromia iných. Podobne vnímam napr. aj keď si nájdem za stieračom reklamný leták, pretože mi vadí, že sa vôbec niekto dotýka cudzieho majetku (auta) a naviac mám potom ešte starosť s vyhadzovaním odpadu.

No, ale späť k tým telefonátom. Nedá sa povedať, že by som dokázal úplne ignorovať hovory z neznámych čísel, pretože vždy mi niekde v hlave zasvieti otáznik, že čo keď je to nejaká zaujímavá príležitosť. Pravda je však taká, že som sa naučil „odmeniť“ každý nevyžiadaný telesales hovor tým, že okamžite po skončení telefonátu toto číslo vo svojom telefóne pekne dôstoje, s patričnou pietou, zablokujem. Takže druhýkrát mi už nezavolá.

Súhlasím však s Timom, že je užitočné hovory z neznámych čísel vôbec nebrať. Veľmi účinný spôsob je aj odložiť si mobil niekde úplne bokom, tak aby som nepočul ani jeho vibrovanie. Aspoň počas tej doby, keď potrebujem nerušenie tvoriť (napr. písať článok, e-book alebo rozhovor) a mať svoje pracovné flow.

2. Nezačínajte ani nekončite deň vybavovaním elektronickej pošty.

Túto radu zďaleka nepočujem poprvýkrát. Napriek tomu, že s ňou súhlasím, stále som sa nenaučil ju dodržiavať, keďže samozrejme e-maily vidím aj vo svojom mobile.

Keď si pozeráme e-maily hneď ráno po zobudení, tak to niekedy môže poriadne zamiešať stanovenými úlohami, ktoré máme naplánované na daný deň. A zasa, keď si pozeráme e-maily tesne pred spaním, nevyriešime už aj tak nič, iba nám môžu zbytočne zamestnávať myseľ.

Viacerí majstri produktivity tvrdia, že e-maily by sme si mali pozrieť najskôr až potom, ako splníme najdôležitejšiu úlohu dňa. Ktorú sme si samozrejme naplánovali deň vopred.

Áno, ja viem, že nie vždy je možné takto fungovať, najmä u zamestnancov v mnohých firmách, kde sa častokrát komunikuje primárne cez e-maily. V takých prípadoch, by ste mohli mať problém už hneď ráno po príchode do práce, že ste si nepozreli e-mail a tým pádom ste nevideli, napr. že váš ambiciózny teamleader Milan posielal ešte včera o 23,00 hod. pozvánku na ranné telco s indami.

Avšak my podnikatelia si sami stanovujeme pravidlá, ako si zorganizovať deň. Ja som už dávno zistil, že žiadne zemetrasenie v mojom živote nenastane, ak si e-maily neskontrolujem skoro ráno a neskoro večer. Avšak to, že si e-maily pozerám príliš veľa krát za deň, rozhodne nepripisujem nutnosti, ale zlozvyku.

3. Nesľubujte účasť na stretnutiach a telekonferenciách, ktoré nemajú jasne stanovený program a vymedzený čas.

„Zdravím Vás, pán Ježo! Mohli by sme niekedy zájsť na kávičku a porozprávať sa o tom Amazone? Navrhnite termín, pozývam Vás!“ No nenavrhnem. Časy, keď som mal priestor na kafíčka hocikedy, sú už za mnou. Svoj čas, ktorý mám vyčlenený na to, aby som niečo dosiahol si prísne strážim. Takže podobné e-maily, ktoré z času na čas dostávam sa končia veľkou väčšinou mojim poďakovaním za záujem.

Našťastie dnes nemusím čeliť tomu, že by som sa mal zúčastňovať nejakých online alebo offline stretnutí, ktoré sú z môjho pohľadu neefektívne a zbytočné. Ak sa nejakého pracovného stretnutia zúčastním, vždy viem už vopred, čoho sa týka, o čom sa budeme s druhou stranou baviť a aký to má pre mňa alebo pre ňu zmysel, keďže som sa tu rozhodol venovať svoj čas.

Samozrejme, tento bod sa týka pracovných stretnutí. Keď idem na obed s kamarátmi, tak tam nemusí byť agenda vopred stanovená, tam sa jedná o radosť a rozptýlenie :-).

4. Nedovoľte ľuďom odbiehať od témy.

Snažme sa ísť rovno k veci. Nikdy nebol nejakým veľkým ambasádorom dlhších „small talkov“. Viac menej som vždy už podvedome čakal, kedy sa dostaneme cez povinnú konverzačnú jazdu o tom, napr. akú ste mali cestu, či aj v Bruseli teraz prší, alebo kam sa chystáte tento rok na dovolenku.

V pracovnom čase mi viac vyhovujú vecné diskusie. Raz sa mi stalo, že som prišiel na stretnutie s tým, že sa ideme baviť o možnej spolupráci v oblasti recruitingu. To bol dôvod, prečo som na stretnutie prišiel. Časom sa nám však dialóg prehupol (nie mojou vinou) do témy o možnosti investovania do nejakých fondov. Bolo mi teda jasné, o čo primárne druhej strane išlo. Takže to bol pre mňa signál, ako stretnutie čo najskôr ukončiť a pratať sa kade ľahšie. Aj vtedy som sa utvrdil v tom, že si nabudúce dvakrát rozmyslím, či sa s niekým stretnem alebo nie.

Čas je veľmi vzácna veličina, ktorú nijako nevieme oklamať. Veď vlastne o tom celom je aj tento článok.

5. Nekontrolujte neustále e-maily, ale čítajte ich dávkovo, v určenom čase.

A opäť sme pri e-mailoch. Vybavovať e-maily sa odporúča vo vopred stanovených časoch a to len niekoľkokrát (2-3 krát) denne. Pred obedom, popoludní a možno na konci pracovnej doby. Určite však nie ráno a večer, tak ako tu už bolo spomenuté.

Je dokázané, že ak človek robí nejakú činnosť v dávkach, tak v konečnom dôsledku ho to stojí menej času. V prípade e-mailov to znamená, že ak si stanovíme určité časy cez deň, kedy budeme e-maily čítať a odpovedať na ne, tak tým strávime celkovo menej času, než keď budeme k e-mailom odbiehať 50 krát denne a snažiť sa odpovedať priebežne.

Smartfóny nám však okrem mnohých výhod spôsobujú aj to, že e-maily vidíme priamo v nich. To nás potom láka si ich neustále kontrolovať. A to v poriadku nie je. Ja sa zatiaľ pomerne nesmelo pohrávam pre mňa s revolučnou myšlienkou, že by som si skúsil odstrániť e-maily zo svojho iphonu. Cieľom je práve to, aby som nekontroloval e-maily počas celého dňa, ale iba pár krát za deň vo svojom počítači. A cez víkend ich možno nemusím vidieť vôbec.

Počas normálneho pracovného dňa by som v tom problém vôbec nevidel, keďže s počítačom som v kontakte stále. Problém by však mohol nastať, keď je človek odcestovaný a nechce so sebou všade trepať počítač. Vtedy sa mu e-maily v mobile naozaj zídu.

Ak sa rozhodnem vymazať moje e-mailové schránky z mobilu a fungovať bez toho, dám vedieť, aké hromobitie to spôsobilo.

Koniec prvej časti. Zostavajúcich päť návykov je opísaných v druhej časti tohoto článku.